DOCNODE TLS
Управляйте документами по-новому
Современная белорусская система для быстрой и безопасной работы с документами — без хаоса, лишних кликов и бумажной волокиты.
Удобный интерфейс — эффективная работа
Управление документами
Быстрая обработка документов
Документы создаются вручную или поступают автоматически из СМДО, электронной почты и других систем. Мгновенная регистрация: уникальный номер по вашим правилам, фиксация даты поступления — весь процесс занимает меньше минуты. Автоматическая нумерация предотвращает дубликаты, а умный поиск позволяет находить документы за секунды.
Отправка без лишних шагов
Отправляйте документы через СМДО или по электронной почте — как одному, так и сразу нескольким адресатам. Система фиксирует факт отправки и доставки, сохраняет полную историю взаимодействия и отслеживает текущее состояние каждого исходящего документа. Укажите получателей, выберите способ отправки и вложения — и выполните отправку за несколько секунд. В разделе исходящих документов отображаются статусы доставки, а в истории — дата, время и регистрационный номер документа у корреспондента.
От проекта — к финальному документу
Создавайте проекты документов с нуля или на основе входящих — это промежуточные версии, проходящие маршруты согласования. Участники процесса вносят правки, оставляют комментарии и утверждают изменения. История маршрута позволяет отслеживать текущий статус, фиксирует все этапы и отображает замечания участников. После завершения согласования проект автоматически преобразуется в документ с заданным типом и видом. Система переносит содержимое и обязательные файлы, а также сохраняет связь между проектом и итоговым документом.
Умное хранение и гибкий доступ
Храните все электронные документы в единой централизованной базе — с удобной структурой и возможностью тонкой настройки доступа. Быстрый поиск обеспечивают разделы, фильтры, колонки, пользовательские теги и папки. Вы легко найдёте нужный документ за секунды. Доступ можно предоставлять как одному сотруднику, так и группе: через пересылку, общий доступ к папке или по подразделению.
Задачи и контроль
Быстрый запуск задачи
Создайте задачу в пару шагов: введите наименование вручную или выберите шаблон, затем сохраните карточку. После этого выполните переход на утверждение — задача будет передана автору для согласования. Автор может быть назначен вручную или автоматически, на основе справочника, связанного с типом задачи. Если создатель и автор совпадают, этап утверждения можно пропустить. Автор получит уведомление с запросом на утверждение и сможет либо утвердить задачу, либо вернуть на доработку.
Назначения, сроки и контроль исполнения
Назначьте исполнителя, определите соисполнителей, установите сроки и приоритет. Добавьте контролёра и предконтролёра — для промежуточного и итогового контроля. Все изменения сопровождаются автоматическими уведомлениями — для точного исполнения и прозрачного контроля задач.
Распределяйте задачи и автоматизируйте регулярные процессы
Добавляйте подзадачи прямо из карточки основной задачи — в один клик, без переключений. Это удобно для делегирования и распределения нагрузки между исполнителями.
Используйте повтор задач для системной работы: отчётов, проверок, напоминаний и других регулярных действий. Периодические задачи создаются автоматически — с заданной регулярностью (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т. д.). При этом все данные основной задачи переносятся в новые задания, а сроки рассчитываются по заданным правилам.
Контроль исполнения и полная прозрачность задач
Проверяйте уровень исполнительской дисциплины с помощью встроенных отчётов: формируйте сводки по невыполненным задачам — по исполнителям, контролёрам, типам контроля и выбранным периодам.
Внутри каждой задачи доступна подробная история: кто назначался исполнителем, кто был удалён, какие отчёты прикладывались, кто и когда запрашивал продление сроков. Всё это фиксируется автоматически и доступно для просмотра в любой момент.
Работа с файлами
Загрузка файлов и история изменений
Прикрепляйте файлы к документам, задачам и проектам — по одному или сразу списком, в том числе перетаскиванием с рабочего стола. Файлы можно также загрузить напрямую со сканера.
Новые версии можно добавлять вручную или автоматически через онлайн-редактор. Общее количество хранимых версий настраивается в параметрах системы. Это помогает отслеживать изменения и всегда иметь доступ к предыдущим вариантам.
Стандарты, конвертация и предпросмотр
Система позволяет конвертировать файлы в формат PDF/A-1B, соответствующий требованиям архивного хранения. Конвертированная версия добавляется к документу — оригинал сохраняется.
Если файл уже загружен в формате PDF, система проверит его соответствие стандарту PDF/A (1A, 1B, 2A, 2B) и уведомит о результате.
Для удобства работы документы можно просматривать прямо в системе — без скачивания: откройте файл в боковой панели и сразу приступайте к просмотру.
Подпишите и проверьте — прямо в системе
Подписывайте любые загруженные файлы объёмом до 4000 МБ с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Валидность подписи можно проверить прямо в системе — при наведении на поле ЭЦП. Для дополнительной проверки используйте менеджер сертификатов или серверную проверку — по одному клику, без выгрузки файла.
Нужное — в пару секунд, даже внутри файла
Система поддерживает полнотекстовый поиск по содержимому файлов — достаточно ввести ключевое слово, и вы сразу увидите все совпадения.
Поддерживается поиск по сконвертированным файлам: система покажет как исходный документ, так и его PDF-версию, если она была создана.
Полезные инструменты
Всё под контролем — как вам удобно
Добавьте на главную страницу настраиваемые виджеты для быстрого доступа к документам, задачам, проектам и контролю. Виджеты отображают новые и поступившие документы, активные и просроченные задачи, личные проекты и задания под контролем — всё в одном клике от действий.
Система отправляет уведомления по ключевым событиям — документам, задачам, проектам и фоновым операциям. Вы будете в курсе новых назначений, изменений, комментариев, просрочек, ошибок и других действий.
Все уведомления и виджеты — полностью настраиваемые. Оставьте только нужное и работайте без отвлекающих деталей.
Структурируйте данные так, как удобно вам
Создавайте личные папки, группируйте в них документы, проекты и задачи. Стройте структуру в виде древа и настраивайте доступ для отдельных сотрудников — для удобной командной работы.
Используйте теги для смысловой группировки и фильтрации — по ним легко находить нужные объекты.
Также доступна возможность создания папки на основе тега — все объекты с этим тегом автоматически попадут в нужную категорию.
Точная выборка — без лишних кликов
Фильтры в таблицах работают для каждой колонки — используйте их для быстрой сортировки и отбора данных. Можно создавать и сохранять шаблоны фильтров, чтобы использовать их повторно.
Для более глубокой работы с данными доступен атрибутивный поиск: он позволяет задавать сложные условия (И/ИЛИ), выбирать значения, указывать диапазоны и другие параметры. Такой поиск подходит для точной аналитики и отчётности.
Всё зафиксировано — и ничего не потеряно
Обменивайтесь сообщениями в комментариях прямо в карточке документа, задачи или проекта — общение происходит в формате чата. Можно отмечать сотрудников, чтобы направить вопрос или уточнение — система отправит им уведомление.
Также система добавляет автоматические комментарии, например, при возврате на доработку с указанием причины.
Вся активность фиксируется в истории карточки: кто и когда редактировал, согласовывал, возвращал, отправлял или добавлял файлы.
