Электронный документооборот — процесс, при котором с клиентами, контрагентами и госорганами документы заключаются в электронной форме. Электронный документооборот между организациями тоже возможен.
Электронный документ — обычный документ в PDF или Word, его можно открыть в любом редакторе. Электронные документы имеют точно такую же юридическую силу, как бумажные документы, но подписываются не собственноручно, а с помощью электронной подписи (ЭП). ЭП — это код или ключ, который показывает, что документ подписан именно вами.
Вот как работает сервис СЭД простыми словами:

1. У вас в компании есть курьер, который развозит документы контрагентам. Он — внештатный исполнитель и имеет статус самозанятого. Чтобы начать с ним сотрудничать, нужно подписать договор оказания услуг. Вы составляете договор с данными исполнителя и всеми нужными условиями.
2. С помощью электронной подписи подписываете его и отправляете исполнителю.
3. Исполнитель получает документ и ставит на нём свою электронную подпись — ничего не нужно печатать и потом сканировать.
4. Договор заключён и теперь есть у обеих сторон — и у вас, и у исполнителя. После этого в договор уже нельзя внести никакие исправления.

Документы можно подписывать на бумаге и в электронной форме. Но если исполнителей становится больше 1000, отправлять им всем документы почтой сложно. Здесь поможет электронный документооборот: с ним документы легко собирать и подписывать, он экономит время кадровых сотрудников и расходы компании.
Основное преимущество ЭДО — не нужно тратить время на обмен документами и их заполнение. Все документы будут храниться в одном месте и не потеряются, а работать с ними проще.

Во-первых, чем больше ваших контрагентов используют ЭДО, тем больше ресурсов экономит компания и сотрудники. Не упускайте возможность освободить время и упростить работу даже с двумя-тремя контрагентами. Во-вторых, число компаний, внедривших ЭДО, постоянно растет. Рано или поздно вы столкнетесь с предложением нового или нынешнего партнера подписать документ ЭЦП. Пока число таких  контрагентов невелико, вы спокойно освоите новую технологию и не будете через несколько лет казаться белой вороной.

Система межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь — государственная межведомственная информационная система, обеспечивающая межведомственное взаимодействие государственных органов и иных организаций посредством обмена электронными документами.

СМДО была разработана в рамках Государственной программы информатизации Республики Беларусь на 2003-2005 годы и на перспективу до 2010 года «Электронная Беларусь», утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27.12.2002 № 1819 (проект 49 «Создание первой очереди системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь»). Все имущественные права на использование системы были переданы НЦЭУ.

В 2022 г СМДО была модернизирована в рамках выполнения мероприятий 17 «Развитие общегосударственной автоматизированной информационной системы» и 18 «Создание автоматизированной информационной системы «Межведомственное взаимодействие» подпрограммы 2 «Инфраструктура информатизации» Государственной программы развития цифровой экономики и информационного общества на 2016 – 2020 годы, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23.03.2016 № 235.

НЦЭУ является единственным правообладателем СМДО и передачу прав на ее обслуживание, сопровождение и доработку другим сторонам не осуществляло.

Кроме того, НЦЭУ соответствует требованиям, установленным пунктом 2 статьи 16 Закона Республики Беларусь от 13.07.2012 № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)».

1. Приобретите систему электронного документооборота DOCNODE
   Для этого обратитесь к нашему отделу продаж  для получения подробной информации об условиях
2. Приобретите средства электронной цифровой подписи (ЭЦП)
   Вы можете получить ЭЦП у Национального центра электронных услуг (НЦЭУ)
3. Направьте заявку на получение электронных услуг
   Для подключения к системе межведомственного электронного документооборота необходимо направить заявку. Вы можете сделать это одним из следующих способов:
   • Электронная заявка (е-заявка): Доступ к е-заявке предоставляется в вашем личном электронном кабинете юридического лица на едином портале электронных услуг «Е-Паслуга». Перейдите по следующей ссылке для подачи заявки: https://e-pasluga.by.
   • Письмо в техподдержку НЦЭУ: Вы также можете подготовить письмо на фирменном бланке вашей организации и направить его в техподдержку НЦЭУ. В письме укажите, что просите провести настройки со стороны Оператора СМДО для работы вашей организации с мСМДО с использованием системы электронного документооборота DOCNODE.
4. Введите в систему DOCNODE настроечные реквизиты
   После получения реквизитов от НЦЭУ введите их в систему DOCNODE для завершения подключения.

Это можно сделать в регистрационных центрах: их список и адреса вы найдете на сайте Национального центра электронных услуг (nces.by).

Чтобы оформить ЭЦП нужно:
— оплатить услуги по оформлению ЭЦП согласно прейскуранту;
— подготовить и подать в выбранный регистрационный центр документы, необходимые для получения ЭЦП. Перечень документов приведен на сайте Национального центра электронных услуг (nces.by);
— получить личный ключ ЭЦП. Это может сделать руководитель организации или представитель по доверенности.

Чтобы отключиться от системы FlexEDoc, выполните следующие действия:

1. Откройте главное окно системы FlexEDoc и перейдите в меню «Настройки».
2. Выберите пункт меню «Организация» и очистите все поля в настройках организации.
3. Перейдите в меню «Настройки» и выберите пункт «СМДО», затем подпункт «Организация СМДО». Очистите все поля в этих настройках.
4. В том же меню «СМДО» выберите подпункт «Ядро СМДО» и также удалите все данные.

После этого FlexEDoc будет отключен, и можно переходить к настройке новой системы.

Система электронного документооборота DOCNODE, версия 1.10, поддерживает обмен данными в формате СМДО версии 3.0. Это обеспечивает надежную и безопасную передачу документов между абонентами, соответствуя требованиям межведомственного взаимодействия. Данное соответствие подтверждается Заключением № 23 о соответствии системы требованиям «Методики интеграции с маршрутизатором АИС МВ модернизированной ОАИС» от 28.06.2022, выданным Республиканским унитарным предприятием «Национальный центр электронных услуг» (НЦЭУ)

Облако:

Для управления системой в облачном варианте поставки необязательно иметь в штате ИТ-специалиста. Достаточно будет сотрудника, ответственного за систему — им может быть любой пользователь.

Разработчик берет на себя все технические аспекты поддержки, поэтому вам не нужно об этом беспокоиться.

Локальная поставка:

ИТ-специалист необходим для сопровождения ПО и сервера, на котором развернута система.

Да, для этого нужно заполнить форму на сайте либо связаться с нами по номеру телефона.

Если вы забыли пароль для входа в систему, обратитесь в техническую поддержку. Специалисты помогут восстановить доступ, проверив ваши данные.