Основные функции DOCNODE
Удобное управление документами
- Создание различных типов документов с учетом нумерации и классификации.
- Регистрация входящих и исходящих документов с созданием карточек.
- Контроль версий документов и история изменений.
- Быстрый поиск по реквизитам и содержанию с контролем местонахождения
оригиналов. - Совместная работа с документами разных форматов.
Безопасность и доступ
- Централизованное безопасное хранение документов и информации.
- Оперативный доступ и контроль прав пользователей.
- Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации с помощью
электронной цифровой подписи. - Подписание документов с использованием ЭЦП для юридической значимости
Гибкие маршруты документов
- Движение документов по заданным маршрутам с прозрачным отслеживанием.
- Настраиваемая маршрутизация и уведомления о статусе документа.
Простой обмен документами
- Автоматизированная загрузка из электронной почты и сканера.
- Контроль отправки и получения корреспонденции.
- Интеграция с различными системами.
Исполнительская дисциплина
- Управление задачами и поручениями руководства с контролем исполнения.
- Выдача поручений и мониторинг выполнения.
- Ведение журналов и контроль сроков исполнения.
Готовность к архивации
- Обеспечение передачи архивных документов согласно требованиям
Национального Архива Республики Беларусь.
Разные варианты поставки
Облако
- Минимальные затраты на покупку системы и ее сопровождение
- Настройка за 2-5 дней
- Не нужен штат ИТ-специалистов — техническое сопровождение системы берет на себя компания поставщика услуги
Локальное размещение
- Система устанавливается на ваших серверах
- Работа ведется в закрытом контуре, ваши данные «под замком»
- Идеально для компании со своей командой ИТ-поддержки
Основные рабочие области DOCNODE
Регистрация документов – простой и быстрый процесс
С системой DOCNODE вы сможете полностью отказаться от бумажной регистрации документов. DOCNODE позволяет регистрировать документы, поступающие через различные каналы связи, такие как СМДО, почта и e-mail. Одним из ключевых преимуществ является возможность отслеживать весь путь документа: от его регистрации до завершения работы, с фиксацией всех действий сотрудников и времени их выполнения. В DOCNODE можно легко прикреплять электронные документы к регистрационной карточке через загрузку файлов с ПК. Благодаря этим возможностям регистрация документов становится быстрой и удобной.
Управление личными заданиями и контроль исполнения
DOCNODE автоматизирует процесс управления личными заданиями и контроля исполнения поручений по документам. В системе можно назначить основного исполнителя, указать сроки исполнения и контролирующее лицо. Исполнители получают уведомления о приближении сроков выполнения задач и могут отслеживать свои задачи по категориям: на согласование, утверждение, ознакомление и другие. Все действия и сроки фиксируются, что помогает эффективно контролировать выполнение поручений.
Гибкая маршрутизация документов в DOCNODE
Жизненный цикл документа в DOCNODE проходит через различные этапы, которые зависят от типа и требований к его обработке. Система автоматически перемещает документы между этапами, начиная с регистрации и заканчивая исполнением или списанием в дело. Настраиваемые маршруты позволяют быстро и гибко организовать процесс обработки документа, что минимизирует временные и трудовые затраты. Благодаря автоматическим маршрутам, пользователи DOCNODE могут легко отслеживать статус документа и ускорить его обработку.
Простота и легкость использования СЭД в DOCNODE
Для более эффективной и оперативной работы сотрудников необходимо обеспечить удобство в выполнении их задач. Интерфейс системы интуитивно понятен и обеспечивает быструю навигацию по разделам. Система разбита на отдельные блоки, что облегчает навигацию. Дополнительные преимущества, такие как быстрый поиск документов и возможность отслеживания всех действий, выполненных по ним, создают значительное преимущество в управлении процессами. Эти функции делают работу не только удобной, но и незаменимой для сотрудников, так как помогают оптимизировать рабочий процесс.
Нужный документ за пару секунд